江阴学院会议室使用管理条例

2016-05-26
 江阴学院会议室使用管理条例
   学院会议室是学院召开各种会议开展重大活动以及公务接待的重要场所,是展现学院整体工作的重要窗口,为加强会议室的管理,保证合理、正常、高效运转,特制定本规定:
   1、行政会议室和学院大礼堂供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学院各部门如确有需要使用会议室,应提前向党政办提出申请,并填写《江阴职业技术学院会议室申请表》(见附件),经党政办同意后方可使用。
    2、学院会议室主要包括:一楼报告厅105(容纳150人);二楼大会议室202(容纳48人);二楼小会议室204(容纳16人);三楼会议室306(容纳45人);学院大礼堂(容纳614人)。
    3、凡列入学院一周工作安排使用的会议室,应确保其正常使用,不得发生临时挤占等影响其使用的情况。会议室使用需遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;如遇特殊情况,紧急会议可先通知党政办负责人,及时开启会议室先行使用,事后补办有关登记。
    4、党政办负责提供会议的基础准备工作,包括:空白席位卡、灯光、投影设备、音响设备、茶水等。
    5、会议期间,会议使用部门应安排专人负责会议的组织协调工作,如需使用席位卡应提前做好席卡名单;如需使用二楼投影设备应自备笔记电脑,提前做好调试工作,并准备好相关汇报材料。
    6、会议期间,使用部门自觉维护会议室正常秩序、设备安全和环境整洁。会议结束时,及时通知党政办做好交接。若遇会议室负责人不在,请自觉关闭电源,按照先分后总的关闭原则,按顺序依次关闭开关,并锁好会议室门窗。
    7、学院大礼堂的使用同样遵循先申请后使用的原则,卫生保洁工作学期初和学期末由后勤处统一负责,学期中每周由卫生包干部门负责清扫,平时保洁按谁使用谁负责打扫的原则,党政办负责管理督查,确保大礼堂能够正常有序使用。
    8、党政办负责做好对会议室管理工作,定期检查室内设施、设备完好情况,做好防火防盗工作,确保财产安全完整。
    9、之前相关规定与本条例不一致的,以本条例为准,本管理条例由党政办公室负责解释,自发布之日起实行。
                                       2016年2月25日
 

 

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